Assistant / Assistante de gestion administrative
Emploi Administrations - Institutions
Béthune, 62, Pas-de-Calais, Hauts-de-France
LE POSTE
Au sein du pôle de direction, constitué de trois agents, vous serez chargé d'assister le directeur dans l'ensemble des tâches administratives et juridiques qui sont liées à l'organisation, au fonctionnement et à la gestion des activités des 5 services que constituent la direction du Patrimoine :
- service bâtiments
- service équipements
- services voiries
- services parcs et jardins, espaces naturels
- Service de la transition énergétique
MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion des tâches administratives du secrétariat :
- Assurer l'accueil et le transfert téléphonique des appels, prendre les messages,
- Programmer des rendez-vous sur les agendas numériques,
- Préparer les réunions, préparer les supports informatiques,
- Préparer tous types de courriers (courriers réponses, notes, comptes-rendus, bilans, etc.),
- Suivre la gestion du courrier sur le logiciel de la collectivité,
- Gérer l'envoi de diverses pièces (Permis, demande de travaux, conventions, etc.),
- Assister le directeur dans certaines réunions,
Assurer le suivi et la gestion des actes juridiques :
- Rédiger et suivre les arrêtés de permission de voirie et/ou alignement,
- Mettre en forme les décisions[...]